Aprenda tudo sobre o Livro Ata Digital

Aprenda tudo sobre o Livro Ata Digital

Este artigo tem como objetivo te mostrar os primeiros passos para implantar o Livro Ata Digital em sua empresa e começar a utilizá-lo em sua operação. Observação: Para implantar o Livro Ata Digital, sua conta deve estar ativa com as funcionalidades principais.

O que é o Livro Ata Digital e para que serve

O Livro Ata Digital FindMe é uma funcionalidade que chegou para dar segurança para empresas não perderem informações valiosas que podem ser perdidas nos livros físicos.

Por lei, essa documentação precisa ser armazenada em um lugar seguro por 5 anos, no entanto, a busca por informação é trabalhosa. Por isso, o Livro Ata Digital é onde a documentação do posto fica segura e armazenada na nuvem. O Livro Ata Digital permite que os colaboradores:

● Preencham todas as informações necessárias;

● Envie fotos e reporte problemas;

● Tenha certeza que todas as informações serão guardadas em segurança e recebidas pela equipe operacional e clientes em tempo real.

Benefícios

O Livro Ata Digital compila as funcionalidades externas a ele como Demandas, Eventos, Seletivas e Registros.

1. Demandas: Gere demandas a partir de atividades, eventos e check-lists e direcione automaticamente a demanda para o setor responsável pelo tratamento, baseado em um tempo de SLA para resolução.

2. Eventos: Os eventos são ocorrências esporádicas que são enviadas dentro da Gestão de demandas.

3. Seletiva: A seletiva é um método de segurança, onde sua empresa deve configurar uma senha para ser respondida, confirmando se o colaborador está seguro de acordo com a frequência de alarme desejada, ou se algo foi reportado através de uma contrassenha de pânico.

4. Registros: Os registros só podem ser feitos a partir do Livro Ata Digital. Essa é uma funcionalidade exclusiva e é um espaço que pode ser usado para registrar qualquer situação que não se aplique nas funções anteriores.

Além de poder puxar por informações de forma simples, você também pode pesquisar por termos e aplicar diversos filtros para encontrar o que deseja. Isso, sem falar na burocracia de cabeçalho, horários de trocas de plantão e termos de abertura e fechamento que não precisarão ser feitos manualmente.

No app todas as informações da operação estão disponíveis no Livro Ata Digital, seja rondas, ocorrências, eventos e até mesmo as inconformidades.

Como implantar

O primeiro passo é solicitar a feature para o suporte@findme.id. A feature só irá aparecer no menu Módulos após a solicitação. Assim que for liberado irá aparecer a nova funcionalidade como na imagem abaixo.

Porém ao entrar nela, a tela estará zerada de informações.

Para começar a utilizar, o primeiro passo é ir em:

Cadastros >> Usuários

Em Usuários, o aplicativo irá puxar os postos e os usuários. Dentro de cada usuário que for utilizar o Livro Ata, você deve criar um e-mail fictício (ex. joão@segurança.com) que funcionará para o acesso do colaborador ao Livro Ata Digital.

Observação: Para o bom funcionamento do aplicativo, garanta que seus funcionários estão usando a última versão do aplicativo.

Ao entrar no app, o vigilante deve entrar com o RE e a senha e clicar no botão suspenso (+) e ir para “Livro Ata Digital”.

Depois disso, ele será redirecionado para uma tela que pedirá o e-mail fictício já criado (deve estar idêntico ao cadastrado na plataforma) e senha (a mesma utilizada para entrar no app).

Resultado

A tela que irá aparecer para o vigilante é a mesma que aparece em desktop, só que mostra apenas as ocorrências diárias, enquanto no computador aparecem ocorrências semanais.

Na tela principal tem o filtro que mostra as demandas por status (pré-aprovada, encaminhada, em andamento, aberto e fechado) e eventos com data. Ao deslizar a tela inicial dá para visualizar eventos, demandas e alertas. Para visualizar cada opção basta clicar no botão e o sistema irá trazer todas as informações relacionadas do posto naquele dia.

E para abrir um novo registro, há o botão laranja “cadastrar” no topo da página que permite cadastrar tanto novos registros quanto novas demandas. Após um registro ser cadastrado, será atualizado em tempo real na tela inicial do Livro.

Agora o Livro Ata Digital está pronto para você utilizar!